Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức quảng bá hữu hiệu cho các hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của một doanh nghiệp. Vì thế, tổ chức thành công một sự kiện sẽ góp phần rất lớn vào thành công của một chiến dịch truyền thông.
Những lưu ý khi tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ thì nó cũng có tầm ảnh hưởng nhất định lên khách hàng mục tiêu. Vấn đề nằm ở chỗ, nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng bạn có thể thất bại thê thảm trong chiến dịch của mình chỉ vì một sơ xuất nhỏ. Chính vì thế bạn cần lưu ý các điều sau.
Lưu ý về địa điểm tổ chức sự kiện
Bạn cần khảo sát và chọn địa điểm tổ chức sự kiện càng sớm càng tốt tránh trường hợp thời gian tổ chức sự kiện quá gần kề mà địa điểm cần thuê bị thuê mất hoặc sức chứa của địa điểm tổ chức không đáp ứng được số lượng khách tham ra sự kiện,…
Sức chứa của nơi tổ chức buổi sự kiện là vấn đề bạn cần lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Nếu bạn lên kế hoạch để làm tổ chức sự kiện tại một nơi có tiện nghi đầy đủ, không gian sang trọng và nhân viên phục vụ chuyên nghiệp sức chứa lại không đủ so với lượng khách mà bạn muốn mời. Do vậy, bạn cần khảo sát địa điểm tổ chức, kiểm tra xem có bao nhiêu khách mời tham gia, tránh việc mời mà khách không đi dư chỗ lãng phí hoặc khách đi quá đông vượt mong đợi lại không đủ sức chứa.
Lưu ý vấn đề về MC
MC là cầu nối trung gian để truyền đạt các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tới khách mời. Vì thế, khi tổ chức sự kiện bạn phải lưu tâm nhân vật này. Một sự kiện có thu hút hay nhàm chán phần lớn phụ thuộc vào người dẫn chương trình. Đã có rất nhiều sự kiện bị thất bại thảm hại bởi chương trình một đằng còn người dẫn chương trình thì một nẻo. Nguyên nhân có thể do MC nhận được kịch bản trễ nên không có thời gian đọc bản thảo hoặc cũng có thể là do người dẫn chương trình tự tin thái quá vào năng lực của mình nên chủ quan không tham khảo bản thảo. Do vậy, bạn cần có sự kiểm soát chặt chẽ vấn đề này để có một sự kiện được tổ chức thành công.
Lưu ý về các ngôi sao
Sự xuất hiện của các “sao” sẽ giúp cho sự kiện hấp dẫn hơn, thu hút hơn và đông người đến xem hơn. Tuy nhiên đôi khi các ngôi sao này lại khiến bạn đau đầu. Khi tổ chức một sự kiện có mời các “sao”, bạn sẽ rất dễ gặp phải tình trạng các sao xài giờ dây thun khiến ban tổ chức chương trình phải tìm nhiều cách để chữa cháy hoặc cho các ngôi sao xẹt lên diễn trước. Đây là vấn đề sẽ thường xuyên gặp phải nên bạn cũng cần sự chuẩn bị trước để ứng phó tốt hơn.
Lưu ý về âm thanh, ánh sáng
Bạn cần lưu tâm đến các vấn đề liên quan đến hệ thống âm thanh, ánh sáng, điều hòa,… Bạn cần kiểm tra xem mọi thứ đã ổn chưa trước khi diễn ra sự kiện. Nếu bạn không chạy thử sẽ không thể phát hiện ra có sự cố bất ngờ hay không.
Sự phối hợp giữa các bộ phận tổ chức
Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hướng đến kết quả toàn cục của sự kiện. Bạn thử tưởng tượng nếu các bộ phận tách rời nhau và không ăn ý với nhau thì sự kiện sẽ không còn liên tục, đứt quãng gây ra thảm họa đối với người xem.
Để một sự kiện diễn ra thành công bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng mọi thứ từ thứ nhỏ nhặt nhất. Bạn hãy dành ra một khoảng thời gian để dự đoán những sự cố xấu có thể xảy ra khi tổ chức một event nào đó. Ngoài việc tiên đoán trước được các rủi ro, bạn cũng nên đưa ra những phương án khắc phục những rủi ro đó để khi sự cố xảy ra sẽ khắc phục nhanh hơn. Làm như vậy sẽ giúp cho bạn có khả năng kiểm soát tình hình tốt hơn.
Bình Luận